Simple, rapide, sécurisée : la signature électronique prend une place de plus en plus importante au sein de notre société. Elle est le point de départ de toujours plus de rapports contractuels, de différentes natures. Que vous soyez un professionnel, une collectivité ou un particulier, la signature électronique est le mode de signature le plus pratique qui soit. Encore faut-il savoir où et comment signer ses documents. C’est le service qu’apportent des sociétés spécialisées en la matière. Yousign – entreprise européenne – fait partie des références de ce marché et propose une plateforme particulièrement intuitive pour signer ou faire signer ses documents en ligne. 

Optimisation des process internes aux entreprises

Si le service d’une plateforme de signature en ligne et de stockage des documents est destiné aux particuliers comme aux professionnels, ces derniers constituent clairement la cible d’une entreprise comme Yousign. TPE, PME et ETI sont de plus en plus nombreuses à conclure des partenariats avec cette société qui apporte des solutions simples offrant divers avantages.

Le point fort principal des experts de la e-signature réside dans l’efficacité. C’est la clef de voûte de ce marché. Par efficacité, on entend d’abord gain de temps. Fini les déplacements mallette et stylo en main pour aller faire signer à son client ou à son partenaire un document important. Alors, certes, on ne se sert plus la main au moment de la griffe manuelle officielle, mais on gagne un temps certain. La dématérialisation, dans ce cas, permet à toutes les parties d’économiser un temps précieux, ce qui va leur permettre de se consacrer à des tâches différentes et de continuer à œuvrer pour le développement de leur activité.

Les processus administratifs internes à chaque société sont aussi optimisés car toute l’interface d’une plateforme comme Yousign permet aussi l’usage d’outils pratiques. 

Par exemple, vous pouvez paramétrer le suivi et les rappels concernant une signature. Ainsi, inutile d’inscrire dans votre agenda : « Rappeler Philippe pour signature contrat ». 

La plateforme le fait pour vous, le cas échéant. Vous n’êtes plus embêtés par ces tâches de rappel, et savez pertinemment que le rappel sera fait sans faute, à la date et à l’heure convenues. Cela permet aussi d’accélérer les signatures. Là où certaines griffes tardent, un tel système permet en moyenne de réduire les délais de signature de manière importante.

Des plateformes dites SaaS polyvalentes

Voilà une notion qui prend aussi de plus en plus de place dans notre monde connecté. Les plateformes SaaS proposent un service de Software as a Service (logiciel en tant que service). Cela consiste à proposer l’utilisation d’un logiciel via le cloud.

Cela permet notamment un grand degré de personnalisation. Chaque utilisateur de ces plateformes en ligne est en mesure de les personnaliser pour en faire un outil encore davantage adapté à son activité. À chaque mise à jour de la plateforme SaaS, ces touches de personnalisation ne disparaissent pas. Autre avantage : le coût d’utilisation d’un tel logiciel hébergé dans le cloud s’avère bien moindre que celui que pourrait engendrer un logiciel entier acheté et installé en interne.

Ces plateformes se veulent donc flexibles, adaptables, polyvalentes. Elles s’adaptent à tout type de business, d’activité et de besoins. Elles sont à la portée de tous, grâce à une interface intuitive et particulièrement ergonomique. Elles fonctionnent facilement sur tous les types d’appareils : ordinateurs, tablettes, smartphones, etc. L’adaptabilité d’un tel outil est si grande que celui-ci peut s’intégrer dans des logiciels métiers spécifiques à certains secteurs d’activité. Ainsi, l’utilisateur garde toute la gestion de ses documents au sein d’un seul et même outil qui lui permet d’automatiser au mieux la gestion de tous ces documents (rappels, signatures, stockage, classification, etc.).

 Une garantie de confidentialité et de sécurité

C’est l’un des enjeux majeurs de la digitalisation : garantir aux usagers de ces outils informatiques un niveau de confiance optimal. Contrats, partenariats, documents de ressources humaines, fiches produits, conditions générales de vente et bien d’autres font l’objet d’une classification et d’un stockage rigoureux. Dans le cas de Yousign – présent en France, en Allemagne, en Italie – les clients voient leurs documents stockés sur des serveurs européens. Ces derniers font d’ailleurs l’objet d’une maintenance régulière et rigoureuse. L’Union européenne exige en effet des contrôles réguliers de ces serveurs pour que rien ne soit piraté ou perdu.

Ainsi, les documents et les données stockées sont en sécurité et peuvent être consultés par leur titulaire quand bon leur semble.

Des niveaux de signature adaptables

Voilà une autre preuve de l’objectif d’adaptabilité auquel se voue une plateforme de signature en ligne comme Yousign. Celle-ci vous propose différentes formules d’abonnement, et va même jusqu’à proposer à ses utilisateurs différents niveaux de signature, en fonction du type de document signé et de son importance.

Ainsi, avec une signature électronique simple, le client pourra gérer, envoyer et signer tous les documents dont il doit se charger de manière quotidienne. La signature électronique avancée permet une majeure sécurisation de documents considérés comme plus sensibles. Dans ce deuxième cas, la procédure de signature prévoit une étape d’identification des signataires. Cela s’effectue aussi au sein de l’application de la plateforme et ne fait absolument pas perdre de temps. La troisième et dernière signature est celle qu’on appellera la signature électronique qualifiée. Elle offre à l’utilisateur une sécurité maximale, par le biais d’une solution fiable et sécurisée.

Un service d’aide en ligne performant

Une application comme Yousign doit vous permettre de tout faire seul(e). Un service d’assistance en ligne est toutefois prévu. Des tutoriels précis et clairs permettent à tous de se familiariser rapidement avec toutes les fonctionnalités de la plateforme. Des FAQ sont aussi présentes en ligne avec des réponses précises.

Utiliser de telles plateformes permet aussi de proposer à ses clients un outil pratique et fluide : la relation commerciale qui en découle n’en est que renforcée. Quel que soit le secteur, la satisfaction client d’une entreprise est généralement améliorée grâce à ce type d’outil. Cela permet donc de joindre l’utile, l’agréable et le commercial lors d’un simple processus de signature.